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　　随着商务社会的发展，信息管理在人们日常的工作生活中逐渐占据了重要的位置，信息是企业最重要的智力资产形式，对于中小企业而言，文档信息尤其重要。随着中小企业不断的发展，企业的文档信息资料不断增长。中小企业通常采用一些“土方法”将信息保存，例如：用Email附件收发文档信息、文件共享服务器等方法进行文档信息管理。这些方法，对文档的获取、管理、可靠存储、共享、搜索、统计、分发等方面都存在局限性。企业面临效率低下、工作重复、文档丢失、管理混乱等问题。

　　信息管理不能掉以轻心

　　其实，在日常办公中，中小企业的市场、行政、产品开发、服务支持、工程等部门，都存在着大量的信息资料。这些资料对于企业而言就如同是企业生存的脉搏，而中小企业的CIO们也越来越意识到用传统的“纸箱子”存档方式会出现人为的操作错误、系统软件或应用软件缺陷、硬件损毁、电脑病毒、黑客攻击、突然断电、意外宕机、自然灾害等诸多危害。而这些危害都有可能造成计算机中数据的丢失，给企业造成无法估量的损失，甚至演变成一场灭顶之灾。

　　在日常工作中，由于大量的信息以不同的形式存在于不同的物理位置，缺乏同时管理纸质文档和电子文档的统一方案，因此企业付出大量的努力去组织，分类和关联这些文档，结果还是不尽人意。重新利用这些文档和知识变得非常困难。

　　普通的文档管理方式对所需信息不能进行快速和准确的查询，对有用的信息不能有效的重用。造成信息共享困难也成为中小企业的心病。

　　而文档管理的难题如今已经成为众多中小企业面临的最大问题。当雇员、客户、合作伙伴和供应商都希望你能及时共享信息或者需要大量的信息时，不能及时得到所需要的信息，缺乏有效流转和共享的系统来帮助企业和部门间的协同工作，大文件的及时传输存在困难。

　　最重要的，普通的存档方式很难有效的控制文档的安全性。“敏感和机密的文件很难得到有效的保护;很难跟踪什么人、在什么时间访问文档。很难对文档的流转进行跟踪，很难知道相关的人员是否已在处理相关文档;很难及时地知道文档已经流转到哪里;相关人员外出，或者即使在办公室，如果有紧急文档需要处理，都很难得到及时的通知。很难跟踪文档的历史版本由于文档版本的混乱，错误版本的文档常常被使用;很难对文档的变化进行跟踪;可能同时有多人在对同一文档进行处理。”我们不止一次的听到这些抱怨。

　　附件管理信息难点多

　　虽然，也有很多中小企业对信息管理进行了一定处理，如利用Email附件传播文档，文件共享服务器。但是，实则这些管理方式并不能解决中小企业“信息管理难”的实际问题。

　　因为，利用Email附件传播文档完成文档后，企业中通常通过email附件方式，直接将传递到需要的用户，并没有对文档集中存放。Email附近传播文档可能会遇到网络和邮件系统拥塞，发送大文件的时候，收发非常缓慢，同时造成公司邮箱拥塞。 难以获得最新版本，如果一个文件修改出现了多个版本，则可能发放多次。用户需要使用该文档的时候，难以找到文档的最新版本，难以找到文档的责任人。 文档丢失，新来的员工，由于没有收到从前的信件，无法得到该文档。等诸多问题。

　　而由于共享服务器管理方式中，Windows/Linux自身提供了文件共享的功能，由系统管理员统一对文件夹权限进行管理。也会出现难管理、难获取，难挖掘、难挖掘、难访问、不友好等各种情况。

　　在企业环境下，由于企业员工数量众多，各个部门的需求复杂，这种“独裁”式的集中权限管理，一方面给系统管理造成了非常繁重的任务，另外一方面阻碍了企业文档管理的应用和推广。简单文件共享，难以对文档补充标题、描述、分类等元数据说明信息，并且欠缺强大高效的文档搜索，用户难以获取文档。共享文件的展现形式比较单一，难以对现有文件举行挖掘分析，提供最近更新、最热文档等复杂的展现形式。由于企业防火墙设置、域用户管理方面的诸多原因，企业经常出现无法访问共享文件夹的问题，难以解决。用户一旦出差，也难以访问。企业的文件往往保存在多台服务器的共享文件夹中，这种文件共享的界面并不友好。

　　企业IT系统面对的环境日益复杂，如何解决诸多文档管理的困惑，这已经成为了中小企业面临的主要问题之一。